【转】提升沟通效率,减少执行偏差,这三个原则很重要!_派派后花园

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[职场之道] 【转】提升沟通效率,减少执行偏差,这三个原则很重要!

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素月无心

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双字ID:素月,单字ID:無,10.3周年
举报 只看楼主 使用道具 楼主   发表于: 2023-09-27 0

提升沟通效率,减少执行偏差,这三个原则很重要!



沟通是职场上非常重要的一项技能,不论是统一思想、达成目标,还是团队协作、解决问题,都需要沟通。可以说,沟通贯穿了工作的始终,并且直接决定最终的结果。

但是,职场沟通并不简单,绝大多数人都没法让沟通发挥其真正的目的和意义,这其中最主要的原因便是沟通漏斗的存在。

所谓沟通漏斗就是在沟通过程中,从说者在大脑构思到语言表达,再到听者接收信息并形成自己的理解,再到最终的执行,信息层层衰减,最终导致执行偏差,结果无法得到保证。

比如,公司要开一个重要会议,领导让你布置一下会议室,你接到指令后,二话没说就开始打扫卫生、准备绿植鲜花、检查设备,但是领导在检查时却说不合格,要重新布置会场。最终闹得领导生气,你也生气,不得不返工。这就是典型的沟通漏斗造成的执行偏差,因为领导在布置工作时没有将要求说清楚,而你作为下属,在接收信息时也没有百分百理解领导的意图和要求,因此导致了白忙一场。

工作中,沟通的目的不单单是通过语言表达传递信息,而是通过信息的传递,让对方更好地执行。比如,上司给下属布置工作、老员工给新员工指导工作、同级之间对接工作。因此,要减少执行偏差,确保工作结果,就要在沟通上下功夫。

那么,怎样才能提升沟通效率,减少执行偏差?我总结了三个原则:

1、交代工作讲标准

很多人在给别人交代工作时,只讲工作的内容,不说工作的标准和要求,或提出的标准和要求非常模糊,这都容易导致执行偏差。

比如,下周要见一个重要客户,你让下属提前准备材料,但你并没有清楚地提出要准备哪些材料,这些材料要细致到什么程度,这就很容易导致下属准备的材料根本不是你想要的。此外,如果你让下属准备材料,并要求细致一些,那么这个太过模糊的要求,同样会导致下属执行偏差,甚至执行错误,因为你没有对“细致”作出清楚的界定和说明,这就很容易造成你期望的“细致”和下属理解的“细致”出现偏差。

交代工作常常不讲工作标准或用了太过模糊的表达,并不是我们心里没有标准,而是我们没能将标准进行梳理,并清晰有效地表达出来,总觉得自己即便不说,别人也应该理解。但事实上,每个人思考问题的方式不同,你不清楚的说出来,别人是无法揣摩到位的。

所以,在交代工作时,在讲清工作内容的同时,还要清楚地讲明工作标准。首先,在沟通前,你要对工作的标准和要求进行梳理,最好一条条的列出来,这样便于对方记忆;其次,在梳理工作标准和要求时,要多采用动词、名词,而要少用形容词,这样会让指令更加清晰;最后,需要注意的是你提出的工作标准和要求一定要具有可行性,而不是不切实际的想象,这样才能确保对方能够按照你的标准和要求执行下去。

2、接收任务提问题

作为任务的布置者,交代工作时要讲明工作标准,但要确保执行的正确性,任务接受者也应该为此负责,要学会提出问题,即在接收到任务后,向对方进行提问,以确认自己的理解和对方的想法是一致的。

比如,同事给你微信发了一份项目策划书,让你帮忙看看,提出一些意见或建议。你收到信息后,第一时间肯定会回答“好的”,但这并不是一个负责任的回复。因为只回答“好的”,只证明你接收到了信息,但并不意味着你能把这项工作做好。你应该在回答“好的”的同时,向对方提出一些问题,例如:什么时候给你反馈意见?里面的哪部分内容是重点?你希望我在哪方面提出建议?明确这些问题,才能让你更好地开展工作,并且确保将工作做到位,切实给对方提出可靠的意见和建议,帮助对方解决问题。

接收任务时提出问题看起来很容易,但很多人却做不到,原因主要有两个:一是认为只有对方工作布置不清晰,或者自己产生疑问时,才需要提出问题;二是害怕提出问题会让对方觉得自己理解能力差,尤其是在接收上司布置的任务时,如果频繁提问,可能会惹怒上司。

其实,不论你面对的任务布置者是谁,对方是否有将工作标准和要求讲清楚,你是否具备很强的理解能力,或和对方有很强的默契,你都需要在接收到任务时提出相应的问题,以确保自己的理解和对方的期望是一致的。

如果害怕对方不耐烦,或者因此对你产生偏见,你可以在提问前先说明自己提问的意图。比如,“领导,我会把这项工作做好,但我想要提几个问题,把一些事情再确定一下”,当你这样对领导说,领导绝对不会觉得你能力差,相反,他会认为你对工作的态度很积极,因为提问是建立在思考的基础上的,你越是能提出问题,越能表现出你对工作认真的思考。

3、执行过程做反馈

俗话说“计划赶不上变化”,一项工作在刚开始布置或执行时,往往都是按照计划进行,但执行到一半可能就会出现变化,需要进行适当的调整。所以,要想确保执行的结果,在执行的过程中及时发现问题、反馈问题、解决问题非常重要。

比如,你负责某项技术的研发,在开始执行前,你和团队成员已经讨论过很多次,并确定了最终的方案。但在具体操作时,发现有一些数据和当时通过公式计算出来的不一样,这时候,你要做的既不是我行我素地坚持原先的方案,也不是顺势采用实际数据,而是应该第一时间将这个情况反馈给上级,或者再次组织团队成员讨论,以确定下一步的方案。这样才能最大限度地避免偏差的出现,同时能保证得到理想的工作结果。

执行过程中学会不时地做反馈,不仅是出现问题时需要反馈,没有问题时也要学会做反馈,即将工作的进展情况进行汇报。因为认为执行过程没问题,并不代表上司或其他同事也这样认为,如果通过你的汇报,能让上司或其他同事产生了工作优化的灵感,那么工作效率会进一步得到提升,工作结果也会有进一步的保证。

总结

沟通是职场上使用频次最高的一项技能,但很多人却不懂沟通,也不在乎沟通,认为沟通不过就是人与人之间语言的交流。

其实,职场沟通的目的并不是语言的交流、信息的传递,而是用过语言表达和信息传递实现更好的执行,以确保最终的工作结果。简言之,沟通不是目的,执行才是。

所以,要想确保工作结果,减少执行的偏差,就要提升沟通效率。要做到交代工作讲标准、接收任务提问题、执行过程做反馈,这样便能让执行落地、结果开花。








司凌。

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等级: 派派版主
配偶: 此微夜
原名:独爱穿越。
举报 只看该作者 沙发   发表于: 2023-09-27 0
已审核,感谢分享~


莫笑我胡为2106

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等级: 家喻户晓
举报 只看该作者 板凳   发表于: 2023-09-30 0
好好学习下,做个合格的职场人
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