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【转】提升工作效率,这5个细节不容忽视
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【转】提升工作效率,这5个细节不容忽视
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发表于: 2023-09-27
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提升工作效率,这5个细节不容忽视
职场上,人和人的差距最直观的体现就是工作效率,同样一项工作,有人紧赶慢赶要四个小时完成,有人则只需要两小时,多出来的时间不仅能做更多其他工作,还能让刷个手机、打把游戏,好好放松一下。所以,如何提升工作放率,解放自己的时间,是很多职场人迫切希望解决的问题。
关于工作效率提升的方法和技巧虽然有很多,但如果你忍略了这5个细节,你的效率很难得到大幅度的提升。
1、一次把事情做对
你可以盘点一下自己每天的日常工作事项,有多少属于“返工”,即第一遍没有做对,或者没有做合格,现在重新做或进一步完善。如果你一天的工作有超过一半都在返工,或花费了大量时间反复修改一项工作,那么你必然无暇处理新的工作任务,而新任务不会因为你要返工就不来找你。于是,你只能将新任务先搁置在一边,等有时间了再去处理。当新任务越积越多,你很容易敷衍了事,而敷衍了事的后果就是容易出错,进而导致返工、重做或不断修改。如此循环往复,你始终无法逃离低效的漩涡。
所以,要想提升工作效率,就要一次把事情做对,减少返工的频次,降低返工的可能性,这样才能确保工作任务不被积压,也才能确保工作的品质。
要把事情一次性做对,有两个要素非常重要:一是业务能力,二是做事态度。
业务能力直接决定了你能否快速解问题,如果业务能力不强,对工作的流程、具体操作等还不是特别清楚,那么出错的概率就很大。此外,如果业务能力不强,做的工作总是不能让领导满意,那么就不得不反反复复地修改,直到让领导满意。
业务能力决定了你能不能完成工作,而做事态度侧决定了你能不能做好工作。尤其是一些需要非常注重细节的工作,如果做事的态度不端正,就很容易忍视细节,进而导致返工。还有一些领导格外重视的工作,如果做事的态度不严谨,一次做不到让领导满意,那么就会不断返工。
简而言之,你要通过提升自身的专业能力,以及不断端正和调整自己的心态,让自已对待工作中的每一件事,都一次性做对、做好,你返工的频次越低,你的效率就会越高。
2、减少常识性错误
常识是看清事物本职,并依照事物规律做事的诀窍。常识性错误就是明明知道是违背常识的事情,却还依然在做。比如,很多公司天天都在开会过PPT,但最终问题还是没有得到解决。再此如,明明在航空公司搞特价时,商务舱此经济舱便宜很多,也还是不允许员工做商务舱,因为级别和报销标准不对等。
所以,要想提升工作效率,除了要一次把事情做对,还要能减少常识性的错误,要根据常识做事,而不是根据既定的规则或程序做事。
要减少常识性的错误,你需要做好两件事情:一是善于发现问题的眼晴,二是敢于发声的勇气。
“善于发现问题的眼睛”即你要能在工作中发现不合理的流程、规定等违背常识规则或程序,“敢于发声的勇气”即发现问题后,你要能跟领导进行沟通,不断修订和优化工作的规则和程序。
简而言之,很多公司都存在违背常识的规侧或程序,而这些常识性的错误在很大程度上影响了人的工作效率。因此,要想提升工作效率,就要有一双善于发现问题的眼晴,发现这些常识性的错误,并勇于提出来,共同解决问题,做到用常识做事。
3、缩小时间颗粒度
时间颗粒度指的是一个人安排时间的基本单位,有些人安排自已的时间以天为单位,有些人以小时为单位,有些人以5分钟单位,有些人以5分钟为单位。时间颗粒度越细、越小,越容易创造高效率,因为以5分钟为单位计算自己时间的人,一定比以天计算自己时间的人更懂得珍惜时间、利用时间。
所以,学会缩小自已的时间颗粒度,充分利用好时间,也可以在很大程度上提升工作效率,尤其对于慢节奏、总是浪费时间的人来说,让时间颗粒度变细是非常关键的一步。
要缩小时间颗粒度,有两个关键是要把握住:一是养成做计划的习惯,二是善用日历管理时间颗粒度。
如果你一直有做计划的习惯,那么不妨看看你是以怎样的时间颗粒度做计划,如果你是以一小时、两小时,或者是半天做计划,那么建议你细化你的时间颗粒度,将其变为30分钟或15分钟。如果你一直都没有做计划的习惯,那么你需要开始学着以30分钟为单位做计划,然后按照计划做执行,让计划成为你的时间“敢死队”,帮你实现时间颗粒度的从粗到细。
在记忆、计算等方面,人脑远远此不上电脑,现在的电脑、手机都自带日历功能,它能很好地帮你记录你的日程安排,还能提醒你。如果你能善于利用这些工具,那么你的时间颗粒度也会变得越来越细。
简而言之,当你能把自己的时间颗粒度变细时,你就会非常珍重时间,把每一分钟都用在刀刃上,进而减少了时间的浪费,提升了自身的效率。当你日积月累地将你的时间颗粒度保持在一定细度,那么你就会解放出越来越多的时间,做事的效率也会越来越高。
4、做出正确的选择
工作中,对于领导交办的任务,一次性把工作做对可以大大提升工作效率,但对于自主性比较大的工作任务,做出正确的选择却更为重要,正所谓“做正确的事情此把事情做正确更重要”。比如,公司要推广一个新产品,领导让你全权负责,此时你需要考虑的问题或许就有很多,包括人员怎么分工、流程怎么设计、过程怎么监督等等,这些大方向的问题都需要你决策,如果你在做决策时不够慎重,带着团队跑偏了方向,那么最终带来的可能并不是团队整体效率的下降,而是对整个公司各方面的损失。
所以,在一些自主性较强的工作任务中,你要提升工作效率,就先要学会做选择,当你决策正确了,你完成工作所采用的工具、方法才能发挥出真正的作用。换句话说,只有你的方向、思路正确了,你的方法、工具、技巧、经验才能派上用场。
要做出正确的选择,最为核心的就是提升决策能力,但提升决策能力并不是一朝一夕的事情,需要长期的学习和实践。其中,最为关键的是要能不断接触不同的事物,不断打开自己的视野。当你经历了足够多的事情,你的判断能力、决策能力就会不自然地提升。
5、把态度放端正
态度是我们每个人选择的用来看待这个世界的有色眼镜,你持有怎么的态度,你的世界就会是怎样的。正如俗话所说“积极的心态像太阳,照到哪里,哪里亮,消极的心态像月亮,初一十五不一样”。工作中,如果你的工作态度不端正,那么必然会带着情绪工作,而人一旦有了消极情绪,做什么事都会是敷衍了事。
所以,要想提升工作放率,除了要把握以上四个工作原则和工作方法,还要不断打磨和修炼自己的心境,让自己对工作形成正确的认知,持有积极、乐观、向上的工作态度,这样在工作中才能保持好心情,进而确保工作高效率地完成。
总结
如何提升工作效率是每个职场人关心的问题,一方面工作效率反映了你的工作能力,效率越高,越能让领导看清楚你的能力,另一方面工作效率可以大大解放你的时间,让你不再将大量时间浪费与消耗在不必要的事情上。
要想提升工作效率,除了要学习和运用一些效率提升的工具和技巧,你还要把握一些细节,这些细节包括一次把事情做对、减少常识性错误、缩小时间颗粒度、做出正确的选择,以及把态度放端正,当你只有先把这些细节做到位,你所掌握的工具和技巧才能发挥最大作用,你的效率才能被持续提升。
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