工程建设期间,合同管理是一项非常重要的工作,总结经验如下:
一、加强合同管理意识,注重合同审查工作
平时工作中要注重合同文本内容分析。一是合同合法性分析,包括:项目是否有相关的立项文件,项目的经济性分析,合同承接人是否具备相应资格资质要求,项目是否已具备招标投标、合同签订和实施合同的条件,招标投标过程是否符合法定的程序,合同内容是否符合法律法规要求。二是合同完备性分析,包括:合同文件构成、条款完备性、合同用词准确性、对可能出现的不利情况是否有足够的预见性等。做到参考合同示范文本订立合同,对特殊合同进行专题讨论确认,减少了合同纠纷的发生,有效地维护公司的合法权益。
二、建立健全合同管理规章制度
在工程建设过程中,首先要按工程建设管理需要设置了合同管理部门,明确合同管理部门和人员的职能与职责。严格执行公司相关合同管理的标准,组织编写好合同管理标准、工程款支付管理标准和工程结算管理标准,建立了从合同谈判、审核、履行到监督检查的合同实施保障体系,明确了合同管理流程。使工程招评标文件分析、合同文本审查、工程预算、合同谈判签订乃至合同实施过程中的变更、索赔和反索赔等做到有章可循、有据可依,避免互相扯皮等情况的发生,实现了合同管理工作的规范化、制度化、标准化。
三、建立电子合同档案,从合同承办开始到合同最终签订,每一个环节都针对不同的合同类型分门别类的进行电子存档,尤其是合同签订后的书面合同做到每份合同都扫描归档,做到随时可查可看。