在工作中,问对问题或是提出好的问题可以达到多重目的:信息的交换,提升印象,以及增进彼此关系等等。职场中,我们面对工作、同事,身处不同的场所与时机,随时需要问他人问题。管理学院的研究者发现,当我们与他人沟通时,提出高质量的问题可以带来令人意想不到的结果及影响力。而不问问题或是过于沉默的人在职场中相对处于劣势。
“好的提问”可以增进彼此理解;对事情有更深的认识;找到许多问题的根本;让他人了解我们的专长;可以借此表明我们的需要;延续对话,增加影响力;提升第一印象。有别于普通沟通中的提问,职场提问要复杂的多,一般动机有:
1、寻找自己需要的信息与帮助
2、帮助、支持发言者,借着问问题,表示支持发言者的论点
3、借问题表达自己的不同意见,希望可以影响发言者的论点
4、澄清对方说话的内容
5、增加自己对观点的更深理解
6、有意挑战对方的立场或观点
7、想要表现自己或掩饰自己第六、第七点是比较困难的问问题方式,提问时要非常小心,否则会弄巧成拙。接下来让我们从三个方面学习“问好的问题”。第一是理论根据;第二是提问的技巧;第三是研读圣经中约翰福音四章耶稣与撒玛利亚妇人的对话。
1.理论根据哈佛研究员依循学者研究了上千人在网上或者面对面的彼此增进认识的对话。第一组研究学者告诉参与者可以尽可能地问问题(15分钟内,至少9个问题)。另一组可以问较少的问题,15分钟内不超过4个问题)。研究显示,被指定尽量多问问题的人,普遍更受谈话对方的青睐,并且也会对谈话对方有更多的了解。当被测试对对方的了解时,多问问题的人都有较正确的认识。有关网络交友,多问问题的人也有更高的持续交往的可能性。第二种临床实验证明,任何健康沟通都建立在良好清晰的陈述(advocacy)以及开放的心态问问题(inquiry)的轮替之上(见图片),以便不断寻找不同的意见与论点。两者不断推拉是最好的沟通方式,可以促进彼此健康的沟通与理解。如果只是单方面陈述,绝对无法达到沟通的目的。
提问不当可能会让同事或上司对我们有负面评价。高质量的陈述是需要提供数据或证明的,并解释你是如何达成你的观点或结论。高质量的提问可以寻求他人观点,了解他人是如何回答他的观点,并借问题来鼓励对方挑战你的观点。
第三种测试实验组与控制组。实验组受试者两人一组,并提供他们问题清单,让测试者从相对基本的内容开始提问,渐渐进入比较个人的问题,像是“你人生中最后悔的事是什么?”,“你的婚姻状况如何?”等等。而在控制组,同样两人一组,但没有问题清单,就只有简单的彼此互动。经过一段时间后,发现实验组中的彼此好感度大大胜过控制组,而且结果非常显著。所以,若要建立长久关系,应该渐进式地由浅入深问问题,而不是一上来就唐突或侵略性提问。第四种实验测试的是问问题语气的重要性。研究发现比起用正式的语调问问题,用随性的语调会让人更愿意回答。就算是正式的线上调查或问卷,随性的问话也总是比严肃的提问有更高的回答意愿。另外,不只是文字叙述,调查问卷的风格也对结果有影响。研究发现,受试者更愿意在风格有趣的调查网站透露敏感资料,对那种正式、严肃的网站,就缺乏兴趣。
不妨试试这样问问题:
•口吻轻松
•面带笑容
•字句中不含命令词字
•在轻松的场所
•问容易让对方回答的问题
•对方的回答可以是有选择性的
哈佛商学院的另一个有趣的实验发现是,问问题的顺序,大大影响人们回答的方式。比方说,如果你的目的是想要获得见解和资讯,而非建立长期的关系,那么不妨从就有权威性的问题开始问。这是因为,从最难回答的问题开始问,其他问题便会显得没那么有侵略性。接着,人们比较愿意打开心门,说出问题。这种情况特别适用于上级向下属发问。
最后一种,也是最重要的一个理论。在提问或被提问时,不要被情绪劫持(emotional hijacking),也叫杏仁核劫持(Amygdala hijacking)。情绪的失控一定会造成内容的歪曲,从而失去立场。
2.提问的技巧会议中提问的迷思有:1、问题没有好坏(任何问题都可以问);2、随时都可以提问;3、借由提问可以解答自己的疑难。由于在会议中常发生下面的情况:时常有限;老板们并不清楚我们在做什么;同事在竞争中企图表现自我,打压对方;同事不见得会分享自己手中的信息。 所以,上面三个迷思都是需要我们小心谨慎的。如提问不妥当,可能会让同事或上司对我们产生负面判断。
在会议中提问的技巧有:
1、清楚动机
2、先称赞他人陈述中好的部分,然后再提问,称赞必须有内容而非一般性称赞
3、提问时口气平和缓慢,减少敌对的气氛
4、当对方的回答令我们不满意时,不要用否定的口吻回答,如“你的陈述是不正确的!”而改用疑问句的方式,如询问对方“是否能继续更深入地解释呢?”如果仍然不满意,可以尝试说,“我对你的解释有所保留,我们也许可以私下再讨论。”
5、开会前一定要事先准备。用数据或案例来辅助提问是最令人信服的。3.圣经案例的启示最后,我们来看看圣经中耶稣与撒玛利亚妇人谈道的故事,从中学习如何问好问题。
“有一个撒玛利亚的妇人来打水。耶稣对她说:请你给我水喝。”英文版本的翻译中事实上是一个问句,“Will you give me a drink?”(NIV),而非陈述句。耶稣问这个问题之前,一定思考过她可能得到的回答:拒绝或接受。所以,当撒玛利亚妇人用犹太人与撒玛利亚人不相往来的规矩回答耶稣时,耶稣的回答是一种比较施压的方式(权威式)。耶稣在回答中暗示撒玛利亚妇人,你不知道我是谁?如果你知道的话,就会求祂与你对话的。
耶稣用“水”作为沟通的起点。因为在当地水是重要的“民生问题”,是“生理的基本需求”,这样比较容易打开沟通的渠道。
妇人回答没有打水的工具,因为她仍然停留在生理需要的层次,并不理解耶稣所说的。这妇人看那历史悠久的雅各井能一直供应他们的生理需求,这种生活能维持如此长久的供应,对这妇人来说代表着一种能力。耶稣开始逐渐引导式地问更多的问题。在13节耶稣说,“凡喝这水的还要再渴;人若喝我所赐的水就永远不渴。”耶稣告诉撒玛利亚妇人,心灵的满足才能永远不渴,这只有神能做到。这一段前后几节对话使用了陈述句与问句交替的方式,很好地延续了对话并达到了接受的目的。
最后,耶稣带出问题核心,就是这妇人心灵的饥渴与罪的对付。妇人有过五个丈夫代表心灵深处的空虚,耶稣指出喝祂所赐的水才能永远不渴,带出了所要阐述的真理。从中我们可以学到,使用渐进式轮替问话的方式才能引导对方坦诚相对。
耶稣指出撒玛利亚妇人有过“五个”丈夫,就是提供明确的证据,它的果效与“你曾有过许多丈夫”完全不同,这显示了耶稣真是先知。当耶稣说“去叫你的丈夫”,撒玛利亚妇人撒谎说“我没有丈夫”。这里耶稣并没有斥责她,而是很有技巧地顺着她说:“你说没有丈夫是不错的”,接着把她更多隐藏的罪揭露出来。这就显出了耶稣提问的智慧,让对方主动提供更多信息。耶稣在最适宜的时机问对问题,这是非常重要的提问技巧。耶稣趁中午井边没什么人,门徒也不在的时候,通过一对一的方式,才能对问题有更深入的探讨。这样也不会让妇人感到极大的压力,信任才比较容易建立,信任一旦建立,心门就此打开。
总结从耶稣与撒玛利亚妇人谈道的整个过程可以看出,耶稣即使没有念过哈佛MBA,但祂智慧“提问”的方式却远超现今的心理学家或科学家。