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【转】如何高效开会?把握这三个原则很关键!
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发表于: 2023-09-25
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如何高效开会?把握这三个原则很关键!
岁末年初,不管是大公司,还是小公司,总结会、计划会可能都是没完没了地开,一天上班的大部分时间,都被各种会占据。
很多人可能一听到开会就头疼,一方面开会不自由,连接口水、去个洗手间都不能大过随意。另一方面开会是硬生生的“扛时间”,其他事情都干不了,因为开会沈误的工作,不得不加班完成。
一般情况下,开会的目的有两个:一是座谈交流、共享信息;二是集思广益、集体决策。从组织会议的原则上讲,除了以上两方面的需要,其他事情根本不需要开会。即便是开会,要完成以上两个目的,会议应该是简洁且高效的。
但事实是,很多公司的会议文山会海、拖拖沓沓、效率极低,甚至很多时候会开了几个小时,最终的目的还没达到,还把参会的人耗得筋疲力尽,典型的“赔了夫人又折兵”。
不论是组会方,还是参会方,大家的时间都很宝贵,如果会议的效率提不起来,组会的人难以达到目的,参会的人心烦意乱,最终大家都会受到影响。所以,提高会议的效率,是提升工作效率很重要的一个部分,不论你是组会人,还是参会人,都应该掌握高效开会的方法,这样才能避免时间被无效的会议浪费掉。
那么,怎么才能提高会议效率?你只要把握住一下这三个原则,会议的效率就可以得到很大的改善。
1、提前设计会议议题和议程
前文已经提到,开会的目的无非就两个:一是共享信息,比如经验交流会、员工座谈会、工作总结会、员工述职会。二是集体决策,比如某某项目研讨会、工作策划会等。
这两种类型的会议有其相应的特点,也有其相应的开法,要保证会议高效进行,开会前就必须清晰地界定会议的类型,并且提前设计会议议题和议程,这就是会议的规则。规则一旦制定了,大部分参会人就不会自由发挥,会议的整体效率就会得到提升。
一般情况下,共享信息型的会议规侧就是确定发言的人员,并规定发言的次序和时间,并留出固定的时间进行现场提问、互动交流。集体决策型的会议需要先介绍问题背景、明确会议目标,然后由主持人引导参会人进行发言、讨论,最终得到解决方案或决策意见。
2、提前发布议题并提出要求
会议在某种程度上讲也是一个展示自我的机会和平台,比如,年终工作总结、述职,大领导一般都在现场聆听,这正是展示自我的机会,因为大领导一年到头可能连你的办公室都没有进去过,也设有功夫关心你平时是怎么工作,但这个机会可以让领导了解你的工作表现。所以,很多聪明的职场人,在接到参会通知时,都会询问有谁参会、有什么要求、是否需要发言、发言的内容和方向是什么,这样好提前做准备,在正式开会时有出色的表现。
从组会人来说,要想提升会议的效率,并且为参会人搭建一个好的自我展示的平台,会前发布议题并提出要求很重要,因为一旦提出了参会的要求,尤其是发言的要求,参会人就会按照要求提前做好准备。这样一方面可心以提高会议的效率,避免了会议现场死气沉沉,或者漫无边际自由发挥,另一方面可以让参会人提前做好准备,以更好的面貌在会上自我展示
3、培养或寻找一个优秀的会议主持人
前两个原则都是从制定规则的角度提升会议效率,但要确保参会的人百分百遵守规则是很难的。
很多参会人可能会前做好准备,但到了会上,想法发生了改变,就不按照提前准备的发言稿说了,这就很难确保时间受控。还有很多参会人根本无视会前的要求,不会提前做准备,会上想到哪说哪,这就很容易造成面失控。
对于这种情况,会议主持人的重要性就突显出来了,会议主持人是把控会议节奏的重要角色,会议死气沉沉或无人发言时,主持人要调动参会者的积极性,并引导大家积极发言、讨论,会议发言或讨论过于热火朝天,主持人则要善意提醒,或委婉打断。这样才能保证会议的节奏钢刚好,也才能主持人的角色价值。
总结
开会是每个职场人都会遇到的场景,但很多人一提到开会就头疼,因为绝大多数的会议都是低效,甚至是无效的。
其实,开会是工作中解决问题的一种途径和方式,你需要掌握相应的技巧和方法,这样不仅可以避免低效会议,还可以在很大程度上解放时间、提高整体工作的效率。
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