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[职场之道] 【转】如何高效开会？把握这三个原则很关键！

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素月无心

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举报只看楼主使用道具楼主发表于: 2023-09-25 0

如何高效开会？把握这三个原则很关键！

岁末年初，不管是大公司，还是小公司，总结会、计划会可能都是没完没了地开，一天上班的大部分时间，都被各种会占据。

很多人可能一听到开会就头疼，一方面开会不自由，连接口水、去个洗手间都不能大过随意。另一方面开会是硬生生的“扛时间”，其他事情都干不了，因为开会沈误的工作，不得不加班完成。

一般情况下，开会的目的有两个：一是座谈交流、共享信息；二是集思广益、集体决策。从组织会议的原则上讲，除了以上两方面的需要，其他事情根本不需要开会。即便是开会，要完成以上两个目的，会议应该是简洁且高效的。

但事实是，很多公司的会议文山会海、拖拖沓沓、效率极低，甚至很多时候会开了几个小时，最终的目的还没达到，还把参会的人耗得筋疲力尽，典型的“赔了夫人又折兵”。

不论是组会方，还是参会方，大家的时间都很宝贵，如果会议的效率提不起来，组会的人难以达到目的，参会的人心烦意乱，最终大家都会受到影响。所以，提高会议的效率，是提升工作效率很重要的一个部分，不论你是组会人，还是参会人，都应该掌握高效开会的方法，这样才能避免时间被无效的会议浪费掉。

那么，怎么才能提高会议效率？你只要把握住一下这三个原则，会议的效率就可以得到很大的改善。

1、提前设计会议议题和议程

前文已经提到，开会的目的无非就两个：一是共享信息，比如经验交流会、员工座谈会、工作总结会、员工述职会。二是集体决策，比如某某项目研讨会、工作策划会等。

这两种类型的会议有其相应的特点，也有其相应的开法，要保证会议高效进行，开会前就必须清晰地界定会议的类型，并且提前设计会议议题和议程，这就是会议的规则。规则一旦制定了，大部分参会人就不会自由发挥，会议的整体效率就会得到提升。

一般情况下，共享信息型的会议规侧就是确定发言的人员，并规定发言的次序和时间，并留出固定的时间进行现场提问、互动交流。集体决策型的会议需要先介绍问题背景、明确会议目标，然后由主持人引导参会人进行发言、讨论，最终得到解决方案或决策意见。

2、提前发布议题并提出要求

会议在某种程度上讲也是一个展示自我的机会和平台，比如，年终工作总结、述职，大领导一般都在现场聆听，这正是展示自我的机会，因为大领导一年到头可能连你的办公室都没有进去过，也设有功夫关心你平时是怎么工作，但这个机会可以让领导了解你的工作表现。所以，很多聪明的职场人，在接到参会通知时，都会询问有谁参会、有什么要求、是否需要发言、发言的内容和方向是什么，这样好提前做准备，在正式开会时有出色的表现。

从组会人来说，要想提升会议的效率，并且为参会人搭建一个好的自我展示的平台，会前发布议题并提出要求很重要，因为一旦提出了参会的要求，尤其是发言的要求，参会人就会按照要求提前做好准备。这样一方面可心以提高会议的效率，避免了会议现场死气沉沉，或者漫无边际自由发挥，另一方面可以让参会人提前做好准备，以更好的面貌在会上自我展示

3、培养或寻找一个优秀的会议主持人

前两个原则都是从制定规则的角度提升会议效率，但要确保参会的人百分百遵守规则是很难的。

很多参会人可能会前做好准备，但到了会上，想法发生了改变，就不按照提前准备的发言稿说了，这就很难确保时间受控。还有很多参会人根本无视会前的要求，不会提前做准备，会上想到哪说哪，这就很容易造成面失控。

对于这种情况，会议主持人的重要性就突显出来了，会议主持人是把控会议节奏的重要角色，会议死气沉沉或无人发言时，主持人要调动参会者的积极性，并引导大家积极发言、讨论，会议发言或讨论过于热火朝天，主持人则要善意提醒，或委婉打断。这样才能保证会议的节奏钢刚好，也才能主持人的角色价值。

总结
开会是每个职场人都会遇到的场景，但很多人一提到开会就头疼，因为绝大多数的会议都是低效，甚至是无效的。

其实，开会是工作中解决问题的一种途径和方式，你需要掌握相应的技巧和方法，这样不仅可以避免低效会议，还可以在很大程度上解放时间、提高整体工作的效率。