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[职场之道] 谈一谈工作效益

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舞矽

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举报只看楼主使用道具楼主发表于: 2012-08-26 0

心情愉快有时会降低工作效率！

通常，人们都说，保持愉快的心情能够提高工作效率。但是最近的一个实验，给出的答案是，不一定！研究指出，心情愉快的确能够刺激创造力，然而，对有些普通的工作（比如跟数据库打交道）而言，心情不佳或者哀伤的情绪反而更有帮助。这项研究第一次提出，就算是积极的情绪，由于工作性质的不同，对工作效率的影响也有好坏之分。

我们的常识：心情愉悦，工作效率高；负面情绪，工作效率低！

许多研究表明：一个人心情好的时候头脑处于最活跃时期，思维特别灵敏，做事情的效率自然比平常高出很多来。其实好心情不一定是指兴奋，最好的心情是平静，这是一种难得的精神状态。经济学领域的研究也证明了同样的结果：当一个人的情绪处于“乐起来”的状态，就能充分调动他的主观能动性，以积极的姿态受领任务，以饱满的热情投入工作。哈佛大学一项调查研究证实：员工满意度每提高３个百分点，顾客满意度就能提高５个百分点。

众所周知，紧张、焦虑等负面情绪能够让人集中精神，使人们只能考虑、只能看到眼前的问题。比如，有个人正被熗指着，自然满脑子都想着眼前的熗，其他什么也想不起来。另一方面，大家都知道积极的情绪能够开拓人们的思维，让他们更具创造力。

好心情，是我们更容易注意不集中！

不过，人们还不知道它是否会分散人们对细节的观察力。

为了解答这一问题，多伦多大学的心理学家亚当安德森找来24个大学学生，将他们分为3组，让各个小组分别听过哀伤、欢快和感情色彩不明显的音乐之后，接受两种类型的测试。其中一项测试要求学生们回想生僻字词，然后测试他们考虑的范围有多广。

在此之前，已经有不少其他的研究人员做过类似的实验，证明那些听过欢快音乐的人――确认为心情愉快的人，在回忆生僻字词上，要比其他两组更成功。

第二项测试中，在学生们面前摆上一字排开的3封信。研究人员要求学生们把注意力放在中间那封信上，忽略其他所有东西，然后测试他们视觉注意范围的宽度和集中在面前事物的能力。

这一次，相比听过哀伤音乐的学生，听过欢快音乐的学生更容易被两侧的冗余信息搅乱注意力。

“注意力表现得就像聚光灯发出的一束灯光，”安德森说，好心情扩展了光束照亮的范围，让我们想到更多，同时，在某些程度上也造成了注意力分散。不过，当注意力收拢集中在某个点上，发散式的“光束”就产生了创造力。

“我很喜欢这项研究，”美国纽约大学的认知心理学家伊丽莎白菲利普说道。哈佛大学医学院的杰里米乌尔夫也同样表示出欣喜之情。不过，他提醒说：“这只是在实验室里，适度地操纵情绪”，以后应该会“在更生动、更现实的情况下”，研究情绪变化的影响。

3招聪明规划时间职场高效更轻松

每个人都知道时间无法增加。无论是谁，再怎么努力，一天都只有二十四个小时。然而，还是有许多人希望拥有更多时间。而且只要是做自己想做的事、开心的事，时间便永远也不嫌长。

如果从这个观点来解读，时间其实可以增加。一个人要增加个人可自由运用的时间，并不是天方夜谭。

尽管对一般的OL来说，从早九点到晚六点之间的时间都受到约束，但在工作中增加做自己喜欢的事情的时间，或减少加班等，都等于变相增加时间。

•整体规划得好就能提高工作效率。

一般来说，多数人都是以“点”的概念来看待工作，但事实上，多数工作都是以线或面的概念呈现。所谓的线是指工作的持续性，而面则是指工作必须与同事或公司外的人共同合作进行。在展开目标工作之前，请先看一下整体，就是全部的时间分配，包含进行其他工作的时间在内。在面对堆积如山的文件时，首先要思考的应该是什么才是最有效率的整理方法；再来则要考量适当的整理时机和顺序才行，因为整理文件并不是手边唯一的工作。

•冷静排列出作业顺位

很多职场人都有一个共同点，一旦接到一项大任务，无论好坏都会不自觉地亢奋起来，整个人处在一个热血沸腾的状态。但也有人会因为不满该项任务掉到自己头上而气氛抗议。但是，不管是因为难道好工作而兴奋不已，还是因为被迫接下任务而火冒三丈，工作中就还是非做不可。因此，在真正要开展工作的时候，首要便是让情绪陈静下来，好好想象该怎么运用时间，冷静思考一下作业的顺序。做好整体的规划以后，进而才展开实际操作，这样才会取得好的效果。

•整理东西同样需要计划

虽然说时间管理的终极观点是“没有所谓的优先顺位”，该做的事要全部都完成才行。但是，难免会遇到“尽力就好，做不到就算了”的情况。面临这种时候，大部分的人都会先处理自己认为重要的工作，这种做法不能说完全错误。但是要是进一步思考的话，也会发现这样的做法与妥善利用时间并不能画上等号。例如整理文件的时候，一般做法会是先把重要的文件挑出来，防止和那些不重要的弄混。但是与其一开始就决定哪个重要哪个次要，还不如先把全部的文件检查一边，一一分类到不同的箱子后，再做进一步处理，这样说不定会来的更为有效率。

当然了，采取何种策略要视具体情况而定。但是无论是哪种情况，都还是要提醒自己“优先顺位”或“工作内容”与“作业的步骤”是两回事，需要先行厘清。

13种工作策略让你效率翻番

想提高生产率吗？你找到了合适的文章。我不敢说是生产率专家（我总觉得还有完善的空间），但我非常关注提高生产率。我一直在寻找不同的方式变得更有效率——从哪里我可以偷走时间，忽略不重要的事，获取系统的检修等等。当我看到我付出的努力在一天当中的最后时间取得了成功，增加了产量，我很高兴。

在这篇文章中，我选取了13种最好的生产率战略——尝试，测试和验证。如果按照每一种操作，我可以向你保证，你的生产率将会比现在增加一倍或两倍，甚至更多。我自己每天按照下列步骤操作。我不这样做的那段日子，我的生产率骤降。我这样做的日子，我的生产率大增。相关性是显而易见的。为了让你进一步阅读，在有些步骤中我也编写了一系列参考书目。

他们是：

1．设定生产率目标

可能一半的自助文章不断地告诉我们设定目标，确立对象。你知道为什么吗？这是因为这样确实有效。你设定目标后，你就会把精力集中在你想实现的事情上。你不能实现的事情就不会出现。这样无意识地就会让你更有效率。

我经常设定目标，使我的产量达到最大限度。例如，下个月我的目标之一是写30篇文章，平均每天1篇。这些文章包括我写在博客上的——个人优秀博客，为其他大型网站撰的稿——LifeHack。Org。我在过去几个月的平均产量是平均每周只有1-2篇文章，所以我决定设定一个30篇的目标，让自己比平常写的更多。设定这个目标，并为之奋斗的好处是，我的产量自然比没有设定目标之前增加了。

明确你究竟想要实现的。下个月你想完成什么？什么目标你实现后，会让你感到十分兴奋，充满自豪？把这个作为你的目标；然后根据这个，设定周目标；最后，你可以设定每日目标，每天要有目标对象。

2．保持工作环境，有利于生产率

请问你的工作环境能激励你工作吗？或它往往能让你分心吗？你的工作环境为你的工作流程提供了舞台，所以要选择合适的工作环境。什么样的环境能激励你工作？这可能需要一点实验。尝试过不同的地方后，我发现我最好在安静的周围人少点的地方工作——比如我的房间，图书馆，咖啡馆和我的街道。所以，我只能在这些地方工作。

那些被聘用的人不能确切地选择工作环境。如果可以选择的话，那么请修饰你的工作环境，使之有利于工作。整理你的办公桌（这是下一步）。用你最喜欢的图片和鼓舞人心的话语装饰。放一两个相框。用你最喜欢的杯子。有时候你可能无法享受你所要做的所有工作，但是这并不意味着你必须让自己苦不堪言。如果你感觉像在家里，就会更激发你把事情做好。

3．有一个组织的工作区

一张有序的办公桌，无疑将有助于提高你的生产率。如果你的工作区杂乱无章，你会觉得混乱低迷。因为工作区混乱，你甚至不想做任何事情。但是如果你有一个漂亮，整洁，有组织的工作区，你会得到启发并完成工作。你可以轻易地找到你的东西，而不是浪费宝贵的时间从一堆文件筛选你刚刚看过的东西。如果你是像我一样的个体经营者，有组织有重点是特别重要的。

我的房间里有一个小办公桌，我特别注意保持干净整洁。我的报告，文件夹和随机文件都放在一个期刊架上（这是我3年前从宜家买的，只花了几块钱——这是我最好的投资之一）。钢笔和文具放在文具盒里。在右侧我留了足够的空间放笔记本电脑和作为书写区。几个工作日下来，我的桌子自然也会凌乱，所以每隔几天，我会做一些清洁和整理工作，让每样东西都井然有序。甚至我自己的笔记本电脑也是我办公桌的一部分——我用便签纸和Excel表格来安排我的工作。对我来说，在一天中的任何时候，所有这些都营造了一个温馨的工作空间。

4．把重要的事放第一位

这是史蒂芬•柯维的高效率人士的七种习惯中的第三种习惯。重要的事放第一位是指把重要的事情放在其他事情之前，放在第一位。为什么会这样呢？这是因为一天有24小时，我们大约要选择一百万种不同的事情做。有些是重要的事情，会产生重要影响。其余的是不重要的事情，不会产生重要影响。在这一百万件事情中，我们必须挑选，否则我们将永远淹没在工作中，永远不会完成任何事情。关注重要的事情，忽略不重要的事情。

过滤掉不重要的任务时，我常常问自己“做了这件事和在未来6个月产生重大影响吗？”如果答案是不会或有一点影响，我就会把这件事放在一边。如果答案是大大的肯定，那么我会特别关注。当然，我们永远不能做出100％准确的评估，因为我们不能预测未来，但我们有足够的知识可以给出一个良好的评估。例如，今年我的主要目标是发展我的博客，这是我个人业务发展的重要组成部分。

当我把这个观点套用在我的博客任务清单时，我会自动关注的任务是（1）客人数量，这让我接触到更多重要的读者，博客上增加了新的长期的读者和订阅者（2）为我的读者撰写新颖且高质量的文章（3）写书，这将是一个个人里程碑，同时成为一个新的收入来源。剩余时间其他各项任务就不是很重要了，如查看电子邮件，整理邮件，编辑网站，浏览脸谱网/推特信息。

5．规定的时间内完成任务

时间限制是指把任务在固定一个时间段内。例如，上午9点到10：30做任务A，然后10：30到下午1点做任务B，下午2点到4点做任务C。时间限制很好，因为它可以防止你做任务拖拖拉拉。有一种说法是你想多长时间完成工作，你就会多长时间完成，我发现这个说法很正确。有没有一个项目到了截止日期，你需要开夜车完成？我们大多数人通常会觉得如果最后期限没到，我们就没有必要这样着急。事实是，这与截止日期没关系。即使是1周后，2周后或1个月后，同样的像先前那样的最后一分钟匆忙仍会发生。我们花这么长时间去做，因为这是我们给自己的时间表。

因此，在规定的时间内完成任务。如果你设置了一个特定的时间段，并严格遵守，你会找到完成工作的方法。当然，设定一个具有挑战性并能完成任务的时间。如果一个任务需要3个小时，不要设置4个小时，因为你将会用完这4小时，设置3小时——最好更少，这样你就可以学习在规定的时间内对任务进行优化（同样，假设你严格按照规定的时间执行）。

当然，对我们中间的神经质的完美主义者来说，限制所用的时间很难，因为这将导致质量上出现问题。这就是我们下一个原则，就是……
6．使用80/20法则

80/20指的是80％的产出要投入约20％的努力，其余20％的产出要投入80％的努力才能实现。

比如你有一个要到期的报告，为了能写出最好的报告，你大约需要100个小时。根据80/20法则，你可以花20个小时（100个小时中的20％）得到80％的质量。另一方面，最后提高本报告质量的润色，从80％提高到100％的质量，需要你花80个小时（100个小时中的80％）。从有效性的角度来看，这不会有所削减。80/20法则告诉我们，只得到80％的质量，放弃剩余的20％，因为所需的时间并不能证明我们得到的价值增加了。

因此，80/20法则让我们学会忽略细节。忘记只有你注意到的小细节。你可以继续修改完善，但那个时间最好能花在一个全新的任务上。关键是把你的精力放在你所做的每一件产生80％的效果的事情上——也是事情的80％。绘制一个图，划出界限，忽略界限之外的一切。

7．有一个单独临时任务清单

如果你像我一样，一整天的工作中会得到各种随机的完整任务列表。我对那些突然来的事情，常常给予重视。比如现在来的额外的1号任务，我会立即去做，因为它只需5-10分钟。对额外的2号任务，3号任务……一直到15号任务也是同样的。过了一会，我意识到这些事情需要很多时间，从中我甚至得不到任何有意义的结果。不仅如此，一天中我没有完成实际工作，因为我忙于这些随机的工作。当我完成这些随机工作时，我认为我会非常有效率，但事实是它只是假的效率。

所以，现在针对这种紧急任务，我用一个单独的列表。我抛弃列表中的临时任务，重点还是在我每天的目标列表。然后在这一天结束时，我拨一些时间来完成这些临时任务。我分批处理类似的紧急任务，然后一次处理完。结果是我总能不到一个小时就完成这些任务，相比较而言，如果在一天中分散处理这些任务就要花几个小时。

8．技能升级

我们在产量方面的限制来自于我们自己技术水平的限制。升级你的技能，你就会增加产量。这就像用较新的版本升级我们的电脑软件，这样我们可以创造更多。我们的技能装备是帮助我们创造的工具。我们需要更好的工具来创造更好的材料。

例如，现在我想要平均每天写一篇新文章，我需要像以前一样学会保持/增加同样的写作质量，却用较少的时间写作。在这种准备期间，我读了很多博客上的个人发展清单（与写作清单更调谐）；我写了博客，内容像复制博客和为了完成而写博客上的内容，我的写作技巧/技能得到了提高。这些无疑将帮助我提高写作速度。

工作中你用什么样的关键技能？你如何升级这些技能并变得更有效率？

9. 了解你的动机行为

你知道当我们真正受启发而工作的时候怎么会有时间，其他我们总会感觉很懒惰的时候在哪里？这是正常的。当我们与内心沉思失去联系的时候，懒惰就会出现。如果你知道你的动机行为，那么你可以连接，并启动你的生产率。

例如，我通常受到启发而去写博客，我发现我会更有灵感当知道我已实现了一个目标后（如每月完成X用户），或有（友好的）竞争（为我与较大的个人发展博客的交易树立标杆），或有一个比我的大的事业（认识到有很多人支持我的文章，并从中有了收获）。当我筛选出这些行为，并与我每天的生活整合起来时——如订阅提供列表的博客，公开与读者的沟通渠道（评论区，脸谱网，推特，电子邮件），与同类博主交谈，我的动力大大增加。这个呈螺旋式上升，从而加强了本身。

你呢？你的动机行为是什么？你什么时候会有灵感？你怎么能把这些行为融入你的日常生活，加强你的动机？这样做肯定会提高你的生产率。

10．利用时间空隙

时间空隙，是指一件事和下一件事之间的短暂时间空隙。时间空隙通常出现在等待/交通期间，如等待公交车/火车，上下班时间，等待约会开始等等。在这个时间空隙很多有准备的活动就会完成。你会感到很惊讶在那么短的时间内完成那么多事。我做的一些活动包括听自助播客，往笔记本电脑上输入我的文章。通常我搭早班车，为了确保有座位。在40分钟的车程中，我大约可以完成文章的20％，或完成约400-500字的输入。相对来说如果我只是睡，那能在车上完成这个工作量真是太好了。

11．对你的目标负责

知道你是如何做的进度跟踪是至关重要的。如果我们知道没有问责制，我们就可以疯狂地工作提高生产率，在某些时候，我们放缓。每星期六早上我都要进行周回顾，回顾下前一周我设定的目标进程。如果我完成了目标，我给自己一个大大的拥抱，轻拍后背。如果我没有完成目标，我要明白什么地方出了错。然后从那里，我制定下周的行动计划，以实现下周的目标。这些周目标是月度目标的基础，到月底的时候，我会进行月度回顾。

12．早起

这可能是因人而异，我仅分享真正适合我的。早起真的让我工作更快更好。我个人认为没有任何科学依据说早起，就会更有效率。我认为这是一种感觉良好的心理因素——既然你比世界上99。99％的人起得早，你想保持领先，所以激励你快速工作。你工作的速度快，完成的事情就更多，就能激励你保持领先，做更多事情。

为什么早起有帮助的另一个原因是因为，早晨的宁静有利于完成更多的工作。我爱早起（早上5点），我家附近几乎听不到任何声音。鸟儿甚至还没有歌唱，汽车还没在道路上，我的家人也还没起床。这是完成事情的完美时间。

13．记住休息

我们不是机器或机器人。我们不可能不休息而一直保持相同的产量。时间到了，我们需要休息/睡眠来恢复我们的体能，然后第二天我们可以继续工作。请记住，我们工作几小时要有质量，而不是数量。我发现我累了的时候，我选择继续工作的话，我仍然能够生产东西，但速度却很慢。然而我休息下，我可以完成更多的事情，实际花的时间却更少。