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[职场之道] 远距沟通礼仪

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沐君芊

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举报全看使用道具楼主发表于: 2015-01-28 0

面对面的开会礼仪，一直以来都是受到企业高度重视。但随着远距的视像会议日渐流行，除了追求硬件传输质量的提升外，对于与会人员的视像会议礼仪也备受重视。
视像会议在企业中使频率越来越高，如何妥善设定主题，让参与者于不同场所、跨越各个时区，甚至跨企业开会，均非常讲究技考。在视像会议进行前，负责人应针对企业内部进行最佳的准备，让参与人员在会议中获得最佳的远距沟通体验。一间名为云隼科技的公司制定了五项贴士，让中小企主持视像会议不失礼。

1. 网络联机质量确认
不论是企业内的硬件视像会议设备或者透过行动装置连入会议，都务必先检查当前的网络联机速率，尽量维持高度稳定的联机速率与较高的频宽支持，能够拥有较佳的会议体验，因为视像会议非常讲求实时互动的影音传输，若网络联机质量不佳，对于视像会议的协作效率将大受影响。

2. 视像会议设备运作状况检测
视像会议设备本身必须在可以正常操作的状态下，会议主持人务必确认于会议中欲分享的简报档案或文件文件，能够顺利投影于第二组画面的输出信号；另一方面，确认视像会议镜头保持正常对焦与自动补光的运作状态，所有会议参与者的影音画面均可正常传输；更重要的是，能够顺利连入指定的会议以及邀请所有会议参与者进入会议。

3. 会议环境检视
在连入视像会议前，必须确保环境整洁，确认预计参与的会议人员均已到达现场外，更重要的是避免有关企业内部机密的资料与会议内容无关的素材，暴露于会议室当中或者放置于分享数据传输画面主持人的计算机桌面中，此举不但将造成企业内部的获益损失，导致会议参与者注意力分散，降低会议效率，进一步导致高阶主管负面观感产生。

4. 准时加入视像会议
由于目前越来越多视像会议不仅跨企业还跨越多个时区，所以一定要预先确认会议时间，应避免迟到或错过重要会议的状况发生，造成其它会议参与者的困扰，更进一步让其它参与者对于自身所代表的企业产生负面评价。

5. 非会议主讲者全程保持静音状态
多方会议进行时，若既非主讲者或无与他人进行互动沟通时，请记得保持在静音状态，避免环境音效或者企业内部同仁讨论的内容，直接传递至会议中，不仅影响会议进行的质量，更被视为一种不尊重会议的表现。

畅顺的视像会仪，不仅有助于创造高效率、高质量的远距协作会议经验，更能进一步获得更佳的企业形象与口碑，也令视像会议应用于更广泛且重要性的决策上。